海运出口操作流程
初一 议论文 3261字 5637人浏览 lyjjq

海运出口客服操作流程

作为一名货运公司的客服操作人员,应秉承服务至上,在公司利益的基础上,尽量为客户解决问题。以下为出口操作基本流程,请参考。

操作流程:

一、接单&审单

1】客服接单后必须先初步审单。

托单内容包括:(SHIPPER/CONSINGEE/NOTIFY/LOADING PORT/DISCHARGE PORT/件重尺/品名/特殊要求(HS CODE/目的港箱使,付款方式,船证)等是否有问题。

其中要着重注意以下

1)毛重,船公司是否限重,是否对运价产生影响。

2)针对冻柜,注意货主托单是否表明要求的温度,通风及湿度显示,如没有,需请客户注明。

3)对于一些特殊货物来说(单件超重或超尺码),需提前落实船公司能不能接受,并需提前落实场站装箱细节。

4)一般化工品需要提供MSDS(有些船公司需要运输条件鉴定书、及非危保函)

5)危险品,检查一下UNNO 和CLASS 在托单上是否显示齐全,并对这些数据先提前落实相关费用。

2】业务员填制业务预审单

预审单内容包括:

客户及定舱代理的相关联系方式及联系人。

客户及定舱代理的付费方式(月结、票结)

应收及应付海运费及其他杂费明细

单柜毛利及利率

客人其他特殊要求(对于石头货物,需填明是否打标,出证,监装,拍照及装箱有没有特殊要求是否报关、拖车、买单等)

由部门经理签字

二、操作订舱

1、打印托单

依据客人原始托单内容,制订我司托单格式,发给业务指定的订舱代理或船公司,或是直接网上订舱。

2、网上订舱

我司网上直接订舱船公司由HPL 、EMC 、中海、COSCO 、MSK

3、收到代理及船公司确认,等待出号。

三、入货&装箱

1、入货通知

订舱代理或船公司出号后,依据内容制订我司格式的入货通知传给客户,并确认场站是否放箱。

入货通知内容包括:船名、航次、提单号、开船日期、截港截单时间、截AMS/ENS时间及截关时间、场站名称及联系人电话。如有船公司特殊要求也应在入货通知上注明(比如箱使期及特殊费用等)

2、拖车、装箱

1)如客人委托我司拖车,需提前联系车队和工厂确认装货时间,确认好后制作派车单给车

队。及时按照确认的时间跟踪装货。(注意提醒车队按照实际免箱期背箱,不要产生额外费用)

2) 如客人拖车自理,需要确认是送货还是背箱。回箱单务必让客户工厂填写准确,如有分票回箱前通知,以便我们及时通知场站及代理。

3)如客户送货去场站,需我司监装(如石头等),需要跟客人确认装箱要求及是否打标、熏蒸、拍照等要求。装箱后跟客户确认可否封箱后才能安排封箱。

4)如仓库装箱,需跟客户提前确认好到货时间及装箱时间,根据客户要求装箱、拍照,客户确认后安排封箱。

四、截单&舱单

1)请根据客人的托单内容制作提单样本发给客户确认。确认提单过程请务必邮件,让客户确认OK 并注明签单方式。如客户是SWB, 需要订舱时或是截单前申请。

2)如需分票请让客人提前确认好,以免集港后产生费用。

3)如客人需要我司代录舱单,请在确认提单后,跟进确认的提单内容录舱单。

录完后上一点通检查是否准确。(舱单这里强调一下,整箱的不是分票的一定不能录成拼箱,如果录拼箱,运抵还是会显示正常,报关行不会注意,但是无法完成装载放行,还是无法上船)

五、报关&装载

1)客户如委托我司代为报关,应提供相关的报关资料(包含箱单、发票、合同)发给报关行审核,出报关核对单后给客户确认后才能报关。

2)重箱回场,及时查看集港计划,集港后码头显示运抵正常方能安排报关。报关放行后,及时查看码头装载放行以及外理审核信息是否完整;

3)如没有装载放行,有可能是录舱单产生的错误;如无外理审核信息,则打电话给场站,看场站是否是没有导入系统。

4)所有信息都OK 后,码头显示Y ,船到才能安排上船。

5)船抵港后,查询装载信息。

6)装载后等待开船。

六、签单&费用

1)船开后。跟代理或是船东索要费用明细并及时买单,提单签回需交财务保管;

2)业务做好费用,发客户确认,账单需要客户盖章回传确认,方可安排开票。

3)确认好费用录系统。将应收、应付都录完整。

七、货物跟踪

1)开船后,跟踪货物状态,查询到港时间。

2)到港后跟踪下提货。

另:还需注意以下几条操作原则

操作过程中所有往来信息,尽量都做到书面化。

操作流程中的细节需落实到实处,比如传真,发完后还需再确认对方是否接收。

操作过程中的时间尽量将时间往前安排,给自己留出可以调控的时间及发生意外的时间。 对于客人的问题不要轻易说不可以,也不能轻率的说没问题。在适当的时候给客人提出合理建议,这样有利于让客人能在操作过程中认可你的服务及能力。

如发生操作过程产生的费用问题,务必先跟业务沟通,不要擅自跟客户确认。

作为客服,应具备应有的职业操守,对公司,业务,及客户责任,尽已所能去预防问题的产生,如果问题已产生,需将问题尽快解决并高质量的完成一票业务的操作。

附青岛港收费明细,请参考,如有不符请以实际为准:

青岛口岸杂费

费用名称

费用金额(备注说明)

场站费

RMB200.00/20’,RMB400.00/40’(冻柜 RMB200/400)

单证费

RMB400-500/票

制冷费

RMB295.00/20’,RMB589.00/40’(五天以内包干)

报关费

RMB90.00/票

港杂费

RMB90.00/20’,RMB143.00/40’ RMB148.00/40HQ

场站装箱

RMB240/480(人工);RMB180/360(机械)

港口设施保安费

RMB20.00/20’,RMB30.00/40’燃油附加费:

指定箱号费:

RMB 50/20GP RMB 75/40’

箱检费

RMB 40/20GP RMB 80/40’

THC

RMB760/20’,RMB1100/40’各船公司收费不同,请具体和口岸操作确认

船证费

电放费

RMB 100-400/BL (部分船公司收取)

RMB 300/ BL 各船公司收费不同,请根据实际费用

特殊货物:

一、危险品货物操作过程中需要注意的细节:

接单,托单显示UNNO. 及CLASS, 并提前落实一下港务局危险品库此货物是几级危险品。 危险品品名申请:

按船公司要求填制危险品出运申请书

提供《出境货物运输包装性能检验结果单》、《出境危险货物运输包装使用鉴定结果单》,产品说明书等

船公司出号后落实车队背箱。现在青岛港各场站对于危险品一般都不允许站装,车队需有危险品资质,也可委托有经验的其他车队拖车. 现青岛港对危险品增加了集港时间,因而需要合理的安排回箱,装柜。

落实好客户寄两证一书的正本(说明书可以传真),以便提前做危险品申报,时间是重箱返回危险品库之前需将做好的危申报单(包括入库存受理单,货物安全适运申报单,及青岛港审批作业单)传真给相关场站及船公司或代理,正本由报检员交付相关单位退可。

装箱证明:正本一式两份,需交船代一份,场站转船上大副一份随船。船代一份需提前落实交单时间,并尽快交付,场站一份可随车。装箱证明需有工厂盖章及相关装箱员签名及装箱员证号。

照片:装箱过程需拍照,一般按装箱前单件货物,装箱前空箱,装箱过程,及半开门,全关门及铅封的拍照顺序各照几张,并按顺序加箱号编辑发送给海事局邮箱。

报关按正常程序,最好提前通知一下报关员此票货物为危险品,尽量减小验货机率。

二、开顶箱,框架箱:

订舱前需要落实好货物是否超尺寸,篷布的使用要求。告知超出的数量。开顶箱超限场站需要收待时费。

石头客户的装柜要求,是否需要熏蒸,是否需要出证。(何种熏蒸方式)

如委托我司场站装卸,注意每件货物的重量,如超重超宽货物需要提前落实场站的装卸能力

以及额外费用。

三、大件货物

船公司对大件货物的加固要求,以及客户对货物的加固要求。

大部分船公司对大件货物都必须加固,需要集港前将加固的照片提供给船公

司审批,审批通关后方可集港。如外点装箱,请客户在封箱前,货柜离开工厂前提供照片,以便额外产生回场站后开箱二次加固的费用。

如场站加固需要通知场站等船公司批复后封箱,通知场站打上临时铅封,以防货物丢失。