电子邮件写作礼仪
四年级 记叙文 8339字 463人浏览 BR开膛王子

你不可不知的电子邮件写作礼仪

时间:2013年6月17日 作者:

在网络时代,电子邮件作为职场人常用的沟通方式,提供着便捷和高速的服务。职场人每天要面对大量需要接收和发送的电子邮件,能简单明确传达信息的邮件当然能为提高工作效率做出贡献。不过,想做到这点,得先学习邮件的写作礼仪。

想写好电子邮件,一定要先明确写邮件的目的。通常商务电子邮件的写作目的有四点,也就是:1、需要对方做什么。2、需要说明什么。3、是否附带文件。4、陈述观点和分享心得。目的明了后,思路才会清晰。

那么,一份好的电子邮件具体要怎么写?

一、标题

1、标题空白是写商务电子邮件的大忌,不仅失礼还容易让邮件被忽略掉。写邮件的第一步,就要确定标题。

2、完美的邮件标题应是简短明了有内容的,意思要同邮件主旨大意相同,让收件人能够一望可知。

3、标题中尽量注明邮件来源,让收件人可以大致判断邮件的目的性。

4、如果是紧急邮件,为了引人注意可以适当注明“紧急”的字样。

5、标题切不可出现错字或语句不通的情况。

二、称呼和问候语

1、电子邮件和传统信件的写作是相同的,邮件的开头也要对收件人加以称呼,但要拿捏好称呼的尺度。如果对方有明确的职务,那么应该按照职务尊称对方,如果职位不够明确,可以用某先生,某小姐代称,称呼的格式是要写在第一行定格的位置写。

2、开头和结尾处的问候语也不能忽略。“你好”或“您好”都是常见开头问候语,这时,通常写在称呼的下一行空两格处。也可以使用“Hi ”,并连同称呼一同写在第一行定格的位置。结尾处的问候常见的有“此致敬礼”、“祝工作顺利!”等,格式和常规信件相同。

三、正文

1、要先表明身份。如果是熟人间的信件可以忽略此步骤,但是若对方与你不熟悉那么应该先说明自己的身份,也就是姓名以及所属的部门或公司。这不仅是对收件人的尊重,还能让他顺利理解你来信的本意。此外,如果是工作邮箱,最好是能够设置签名档。

2、正文以(1、2、3) 或(A、B 、C) 的段落形式呈现,复杂的事情看起来也会更加有条理。邮件的撰写应遵循由上而下的重点,就是说,重点问题要在第一段中体现。每段尽量简短,几个字说清的事情绝不用一句话来代替。慎用生僻字、异体字。

3、如有附件可以在正文中做提醒,文字写在正文结束后的位置,例如“××文件在附件中,请查收”之类,如有必要允许把文字做标红处理。

4、注意正文的语气,要比口语对话稍微正式一点,商务电子邮件中“谢谢”,“请”等字样不能缺少。邮件中不可出现代表语气的“小符号”,“小表情”,这在商务邮件中显得不够严肃。

5、邮件正文写好后要仔细确认,最好一次性把全部内容说清,尽量避免再发邮件进行补充。

四、收件人和抄送人

收件人的位置要填的是你主要发送的人的地址,一个或多个都可以。抄送人的位置要

填的是信息也需要告知的相关人,比如领导,也可以不填。两者实际上没有功能上的大的区别,但是还是有所指的,主要是收信人的主次区分。

请示性的邮件一般只有一个收件人,其他需要知晓的人应当采用抄送形式。不相关的人一定不可随意抄送,抄送范围得当,有助于事件的推进,否则会造成不必要的人力、物力的浪费。

五、回复邮件

如果是回复别人的邮件,邮件的标题要采用对方标题的主旨回复,有助于整个沟通进行的顺畅和清晰。

电子邮件的礼仪是传统信件礼仪的一种延伸,但性质又不完全等同于传统信件。商务电子邮件作为工作社交的一种存在形式,是职场人要经常接触和使用的,学会掌握其中的技巧和礼仪,是树立职场形象的一种方法,同时也能避免很多不必要的冲突和麻烦。

职场中职场礼仪你了解多少?

时间:2013年6月17日 作者:

《论语》曰:“不学礼,无以立。”礼仪是生活中不可或缺的一部分,注意礼仪的使用也是为人处事的基本,尤其是在职场。职场的氛围甚为微妙,雷区也是随处可见,想要经营好自己在职场上的一亩三分地,光靠努力工作可不够,学好职场礼仪也是也是十分重要的。

一、自信是职场人最首要的礼仪

自信心是展示一个人积极向上的最好的心理品质。自信,是自我认同的前提,只有自己对自己认同后才能得到别人的接纳。并且,大家都愿意和自信大方积极的人相处,相反畏畏缩缩的处事态度容易招来人的反感。

要对工作有自信。热爱自己的工作,认同自己的工作,只有这样才能对工作树立起信心,才不会因为偶尔的挫败就浇灭本有的工作热忱。

要对自己有信心。相信自己可以胜任工作,否则也不会在众多竞争者中脱颖而出。同时,试着体会工作带给你的成就感,成就感在一定程度上可以反作用于自信。

二、保持谦和的处事态度

工作中总会因为大家的意见分歧而引发讨论,甚至是争论。争论往往又成为一些摩擦的导火索,只要一方言语稍有不妥就会闹得彼此不愉快。可尴尬的气氛是谁也不想体验的,切记不能恶语中伤,随意发脾气,这正是证明个人修养的时候。

放平心态,尝试保持微笑与人交谈,如果发现对方正处于一触即发的状态,要学会适当回避,等战火消除,不要以为“回避”代表妥协,你只是创造了让大家冷静思考的机会,相信,等大家都平静了,大家也能感受到你的包容和谦和。

三、学会掌握开玩笑的“度”

想创造一个轻松地职场氛围,时不时的开玩笑是比较合适的方式,但是,玩笑的“度”一定要把握好,介于每个人的底线不同,玩笑话也要因人而异。和领导的玩笑要建立在尊严的基础上,和性格开朗的同事的玩笑可以尺度稍大而对内向拘谨的同事少开玩笑为宜。

值得注意的是,严肃的场合最好不要开玩笑。对于别人的名字、绰号、缺点都不是一个可以展开玩笑的点。职场中的玩笑,要是幽默、健康、向上的。

四、树立良好的时间观念

“迟到早退”都是不守纪律的表现,一个没有时间观念的人是很难得到别人的认同的。一般情况下,如果事前知道自己会晚到,一定要告知上司并说明晚到的原因,如遇到突发时间也要及时和领导和同事联系。

你气喘吁吁的跑进办公室,不仅扰乱正在工作中的同事也会因慌张而让自己忙中出乱。建立良好的时间观念,既是尊重他人的表现也会让自己的工作进行的有条不紊。

五、注意“手机”的使用

办公区内通常是不被允许讲私人电话的,如果遇到有急事也不应该扰乱办公室的秩序,可以小声的讲话或是转移到方便的区域。一定不能肆无忌惮的高声通话,不但影响了大家的工作还把自己的私事也顺便和大家通报了一下。

相信你也不喜欢会议中别人的电话铃声一直打断你的思路,同样,如果你的电话不停地响别人也会讨厌你。虽然说会议电话关机是基本礼仪,但仍有人不注意这一点。

六、对人态度保持一致

办公室的“小团体”现象并不罕见,也就是只和“自己人”打招呼,只和“自己人”说笑,只和“自己人”有礼貌。要知道,部门间的合作是不可避免的,如果非等到需要别人帮忙的时候才去建立关系一定为时晚矣,即便是别人不计前嫌也会在心底鄙视你。 另外,对领导的态度也不能太过不同。虽说现实不是啥大错,但相信老板并不会因为你对他的态度好于别人而嘉奖你,反而你的明显被人发现后会被理解为“看高不看低”而遭人嫌弃。

七、时刻谨记公共礼仪

“你好”、“谢谢”、“再见”„„这些公共礼仪看似简单,却容易被人忽略,如果处处都做得很好很到位,却因为这些简单的细节影响了别人对自己的印象就有些得不偿失了。

都说职场暗礁密布,险恶至极,实际上你栽了跟头很多原因是你没能用心观察把握分寸。擅用职场礼仪,会在一定程度上帮你成为一个受人尊重和欢迎的职场人而加分。

女人30岁是一道坎

30岁,是一个很多人都不愿意面对的年龄。对男人而言,30岁意味着走向成熟、承担责任; 对女人而言,30岁则提醒你韶华易逝、红颜不再。不少白领表示, “一过30岁似乎老得特别快,看到自己的小肚腩和皱纹,就会万念俱灰。”年龄渐大、容颜渐衰、事业未成,让很多人悲观、消极,甚至自卑、恐慌。

事实上,再美的容貌也只能留下短暂的光彩,所谓“三十而立”,30岁更像一道“心理门槛”,勇往直前,可能给生活“改头换面”,用事业、家庭带来新的人生满足感; 如果裹足不前,则只会自怨自艾。

美国哈佛医学院心理学助理教授埃伦尼·罗索夫斯基告诉我们一些小方法,帮助 “永驻青春”。第一,身体坐直。保持身体笔挺,会让你看上去更自信,更加富有朝气。第二,面带微笑。发自肺腑的笑容,不仅会用真诚感染周围的人,还能抹去 年龄标签。第三,换个发型。一个新潮时尚的发型,会使人看上去顿时换个模样。第四,戒烟、少喝酒。这些不良习惯会加速身体的衰老,不如用健身、旅游等健康 的生活方式替代它。总之,拥有一颗年轻积极的心,生活也会永远“保鲜”。 生于八十年代初,土生土长的农村人,高中毕业便出来打工,至今已整整十年,十年时间经历过纺织/房地产/工业自动化设备/快消品/婴儿用品 5个行业,8家公司,2

个城市,换工作实在很频繁,其实我也不

反正一大堆!

费用方面,现在公司销售不好各方面都需要控制成本,所以很多方面都要讲便宜,便宜没好货啊,所以很多人对不我不满啊,

特别食堂管理,真是太烦心了。我们食堂一共有十个四十来岁的大姐做事,包括厨师都是清一色的女人,大家都知道女人多的地方是非多,我有点招架不住啦! 一点点事情都要计较个死活,谁加班多一个小时啦,谁又怎么怎么样啦!

十年了,这才是第一次进工厂上班,发现工厂确实一个比较单纯的地方,而且一般工厂都有宿舍,食堂,不用担心吃住问题了,我们厂吃住都是免费的,水电费也不用交,而且伙食方面都是很正规的,绝对没有地沟油,哈哈

而且我们还是五天制,这点我喜欢!

所以我周一到周四一日三餐都在公司解决,基本可以不用花钱,但是每个月还是月光,哎,我的钱钱都贡献给淘宝了。

只有周未老公回来,家里才开火,平时我都懒得进厨房,我真的是非常懒啊!

今天公司的晚餐是土豆焖鸡,肉片炒冬瓜,青菜是通菜,还有冬瓜大骨汤,5点半下班去吃饭,吃完饭回办公室关灯关空调关一切可以关的,总是有人不自觉,尽 管是最后一个离开也是不会关这些的,苦了我们这些做行政的,像管家婆似的什么都要管,做的好是理所当然,有问题就是你的责任了。

然后打卡走人,走到大路坐车回到家大姑子一家在吃饭,我们的房子买在一起,一个大门进去。现在才知道太近了一点也不好,我这个人喜欢安静喜欢独处,不喜欢一大家人哎!

晚上基本不出门,回家便是上网,或者看电视。再洗衣服洗澡再上网,睡觉哈哈,一个人日子过的很随意!

早上7点的闹钟,总是不愿醒来,每天都有睡不醒的觉! 但是到了7点15还是必须起床,洗脸漱口,喝一杯蜂蜜水,再抹一下脸,化个淡淡的妆,其实我这人很 懒,但是这个步骤不能省了,年纪大了不行啊。7点半准时出门,去到楼下的流行美扎个头发,再走去公交站坐车,到公司一般8点15左右,最近天气太热了,都 不想去吃早餐,自已带了点面包解决。然后开电脑开始一天的工作,每天的事很多,可以预见的就一大堆了,还有突发的呢。

如果不是因为老公的话,我想我也早就回老家了,也许就是另外一种生活了,当初一个人在外面也确实很无助,其实也存不了钱,个个月都月光! 今年也经常回老家,看家里面同学朋友们的生活真的是轻松很多。

我不会做全职太太的,就算生了孩子也还是要工作的,再说我老公虽然工资高,但是工作也非常辛苦,他也不想我完全依赖他!

说说我现在的工作吧,一个月不请假不迟到不早退加上全勤扣除社保公积金拿到手的就有2700多点,要不然就不保啊。不够花啊,

然后每个月房贷我要还600元,我自已买了一份商业保险每个月交488元,再每个月水电管理费得200元,夏天可能更多点吧,这几个月还信用卡,没余下一分钱了,存款有2千定存,呵呵,其余没有了! 目前的工作真的很忙,本来部门有三个人的,一个主管,一个前台小妹,还有一个男孩子。但是主管就要离职的了,而大领导说不考虑招人了,就我们顶上,工作再分一分就行了。所以每天要做的事好多啊,明天得加加班了,好多报表没时间做。

想想也挺悲的,工作了这么多年连个主管都没混上,管理能力还是欠缺着,习惯被安排,领导说什么就做什么了,哎。不知道这里有没有高人指点一二的?

企业如何留住新员工 从细节做起

时间:2013年5月29日 作者:

新员工进入公司后通常有“二三二原则”,即员工进入公司二个星期、三个月、二年这三个时间段通常是员工流失率最高的时期。二个星期内离职通常是新员工不适应公司; 三个月离职通常是承诺的薪水、福利、机会、职务等没有兑现; 二年离职的原因通常是希望有发展的平台,但没有相应的机会。如果企业能够把握这3个时间段将大大降低员工流失率。

那么企业来说,究竟应该如何把握这三个时间段以留住优秀的新进员工呢?

1、招聘过程吸引人才

在招聘的过程实际上也是留人的过程,留人从招聘开始。对于应聘者来说,招聘过程是应聘者认识公司、了解公司的窗口,优秀人才对招聘过程的关注远远超过工作本身,从公司发出招聘信息的那一刻起,他已经在选择是否继续参加面试或加入公司。经过这么多年的面试工作,我愿意将部分经验和大家分享。

面试前

案例:我我月份曾经通知十位应聘人力资源咨询师的人员到公司面试,但我只是短信通知他们:X 年X 日X 点到XXX 公司参加面试,结果只有一个人来参加面试,我当时还觉得这些人素质挺差,不来面试也不懂得打电话或短信回馈信息,后来赵老师问我有没有电话通知? 有没有告诉对方公司的详细地址等等,我心想,你们要是不知道可以问我呀或上网查地址和到公司的路线,但经过反思后才知道,我没有站在应聘者的立场上去考虑问题,他们很可能会觉得是不正规的公司,要不为什么不打电话或告诉公司详细地址呢? 或者他们觉得我们高高在上等等,总之是我们没有做好。

A 、选择专门的接待室:不要有外界的干扰,尽量让应聘者放松,面试者不要超过2人,避免多人问话,应聘者不知道该先回答哪个问题,会打乱他的思路,如果必须有2个以上的面试者,那也只能有一个人主要发言提问。

B 、提前阅读应聘者的简历:我认为不要拿着应聘者的简历和对方“核对”,要么提前阅读,如果时间不允许,就按照应聘者所应聘的岗位要求来提问,应该有一个主题,而不是随意发问,所问问题一定和主题有关。

面试中

A 、面试人员手机最好不要响,其他人员不能随意进出面试场所:面试人员一定要注意细节问题,如果随意接打电话都会让应聘者感到对她不尊重,公司其他人员不要随意进入面试场所去找面试人员,尽管可能有重要的事情。

B 、面试人员口径要一致,不要让应聘者感到我们内部缺乏沟通。

面试后

A 、让应聘者心中有数:这就需要技巧了,有一次我面试一名文员(任艺和赵春花参加) ,

最后应聘者自己觉得她都不能在我们公司做了,因为我在面试中提的问题让她“说漏嘴”了,有时间可以和大家分享那个案例。

B 、面试结束时,很多面试人员会说,“今天就谈到这里,你回去等消息吧。”到底要等到什么时候呢? 一天,一个星期,还是一个月呢? 很多时候,面试人员会遇到这样的情况,当通知应聘者再次面试或上班的时,却已经在另外一家公司上班了。在面试结束的时候,应该让应聘者心里有数,比如“三天或二个星期后将会通知下一轮面试。”

2、新进员工培训留住人才

千万别以为你的新进员工什么都知道,必须通过有效的方式让他对公司有全面的了解。新进员工培训是新员工了解、知识公司的重要渠道,也是留住新员工“心”的好方法。目前,绝大多数公司并不重视新进员工培训,有的公司已经开始重视新进员工培训却不知从何入手,只是走走过场。成功的新进员工培训可以缩短磨合期,让员工在较短的时间内进入工作角色,并且不断调整状态以适应新的环境。

一个成功新进员工培训可以从以下几个方面入手:

A 、对行业和公司的业务内容作全面介绍

B 、公司的产品和服务的介绍

C 、公司的文化

D 、公司历史

E 、公司的前景及发展方向

F 、解释公司管理政策及制度

G 、重点讲解新进员工的待遇,包括薪酬、福利、休假等

H 、在培训方法的选择上有多种形式,如:讲座,团体活动,实地参观,辅助资料等。成功的新进员工培训将大大减少员工的流失率。

3、有效的沟通

当员工进入公司后,在内心中或多或少会产生一些不平衡,情绪不稳定,这时候直线领导可以每隔一段时间与其沟通,帮助新员工正确认识工作环境,解开其困惑与疑问。有效沟通将会让员工感受到人性化的关怀,加深对公司的情感,用感情留住他。

4、员工职业生涯规划塑造人才

马斯洛的需求层次理论认为,物质需求是人类较低层次的需求,而自我实现是人类最高层次的需求。职业发展是激励、留住员工的有效方法,是自我实现需求的范畴,通过职

业生涯规划可以协助员工正确认识自己,了解将要发展的方向,树立长远发展目标。 在员工成长过程中通常会出现两种情况:一、快节奏提升,其缺点是当员工到达职业顶端后,由于不再有发展空间因为失去工作积极性甚至离开公司; 二、慢节奏提升,其缺点是员工得不到职业发展上的有效激励,也不能学习到其他岗位的知识。企业应对新入职的员工有计划地安排其走向上一级的岗位,合理安排每次晋升的时间段。

在这一点上,零售巨头沃尔玛的做法值得借鉴。进入沃尔玛的每位员工都会有一个职位级别,每半年其直接主管就会对其进行一次全面的评估,若评估合格,并且经过相应的培训,再经考试测验合格就可以取得晋升资格并享受相应级别的待遇。对于沃尔玛员工来说,确实是一个不错的晋升渠道。

除了晋升之外,工作轮换等其他职业发展方式对员工来说也具有吸引力。很多企业在职位发生空缺时首先想到外部招聘,而忽略了企业内部的人力资源的合理利用。如果对内部招聘不重视,对于优秀的内部员工来说,有职位空缺而没有机会得到,这会大大打击其工作的积极性。此外,外部招聘的新员工要花较长时间熟悉工作环境,因而会导致较高的成本。在公司职位发生空缺时,企业应优先考虑内部晋升,这会让老员工感到公司对其的期望。

留人有道,细节做起,人性化管理,留住新员工的“心”,将大大降低员工的流失率,增进企业竞争力。

进到新公司你有参加培训吗?

在一些小的公司里面,似乎没有培训这样的一个机制,在大中型企业里面,培训是必不可少的,有的是以独立部门存在的,有的则是隶属于人力资源部门的,总的来讲,是属于人力资源部的。

那么我们在招聘到一批新人进来的时候,有的公司是采取了集中培训的管理,有的是边教边做,有的则完全没有培训。

培训是一种手段和方式,可以使员工尽快的适应公司的发展,在某一岗位上尽快是创造价值和实现价值,只要是成熟的企业,培训是必不可少的,这也是一个有效的途径。

1、没有培训:这样的公司里面,他们似乎省掉了“培训成本”,但实际上,光是听应聘者的一面之词,或者是表面上的经验之谈,就给予轻松的过关,实在是存在较大的风险的,一两句话,就想摸清应聘者,是不可能呢,所谓“路遥知马力,日久见人心”,这里的“见人心”包括很多的方面,比如说一个人的品质如何,他的工作态度如何,他的工作能力如何等等,都包含在这个“心”里面,时间长了,才知道这个人到底怎样,摸着石头过河,我不能说不对,只能说这样的风险存在性较大,那么这样的看似是省掉了“培训成本”,实际上也是给公司造成了不必要的损失,最后得不偿失。

2、有培训,但是形同虚设:尽管说培训存在,但是形同虚设,我想这个世界上,人们只要是一听到“培训”二字,都感到有些无奈和反感,这个词语似乎大家都不愿意听到,一听到培训,给人的感觉就是无聊的在下面坐着,听那些枯燥无味的,完全没有什么新意的教条的东西,实在让人乏味,这样的感觉没有错,错的是培训的方式和方法,是不是可以达到有效的培训,培训的目的是在于它产生积极的效果,但是很多培训确实毫无意义,培训者教条般的讲述,聆听者机械般的聆听,暗暗道“这些我们都懂啊......”等等之类的想法,这样的培训有何意义呢? 所谓的后续跟踪,也只是让培训者头疼的一件事情了,为什么讲完了,没有效果呢? 殊不知本身的错误就在于你。

3、与机构合作的培训机制:看起来这样给人的感觉不错,但实际上,我们并不知道他们是不是真的了解我们的企业到底存在着什么问题,一针见血的话语现在看来,我们听到的较少,反而都是些堂而皇之的语言,很多人听着舒服,很多人感到没什么,我们花了这样的钱,其实也没有什么效果,但是会产生一些所谓的“名人效应”,他们讲得有道理吗? 当然有,但是真正的可以帮到企业的,其实并不多,说真话的少了,办实事少了,谁也不想去得罪谁,这很现实,实际上,这种合作是很好的,有的时候企业人“难开尊口”的,就把它交给“外人”吧,但是我们是要先行的仔细调查,考证,然后通过一个个的活生生的案例展现在大家的面前,这样的培训才是有效果的。

培训的最终的目的其实就是改造大家的思想,端正大家的态度,规范大家的行为,实现自我价值的突破和为公司创造有效价值的目的!