邮件写作规范
四年级 记叙文 1789字 1396人浏览 戎阿吨儿9

XXXX 有限公司软件部邮件规范

一、邮件配置

1、公司为每一位正式全职员工配备企业邮箱,邮箱用户名为:员工名全拼+姓首字母@cnwenzheng.com(示例:zhengw@cnwenzheng.com),用户名一经确定严禁修改;

2、为确保数据安全,邮箱密码应在第一时间修改;

3、邮箱账户属性中应将“发件人”更改为本人真实全面,如:闻政;

4、推荐使用Foxmail 电子邮箱客户端,以便进行统一管理。

二、邮件文本及格式规范

(一)邮件内容

一封完整的电子邮件包括:收件人邮件地址(抄送/密送邮件地址)、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期。有明显称呼、签名、日期的邮件,能使查阅者一目了然。

(二)邮件字体

1、中文和标点全文使用统一字体,微软雅黑和宋体,英文和数字用Times New Roman;

2、字体全文统一,大小适宜,不宜过大或过小,一般选用10.5磅、11磅或12磅;

3、字体颜色为黑色,个别重点处可加粗、加大或使用其他显著的颜色。

(三)邮件附件

如邮件中含有附件,应在邮件正文中说明附件数量及内容。示例:附件中共包括三份文档,分别是X 、Y 和Z ,请查收。同时,邮件的命名应规范,一般包括:制作单位-文档类型-文档名称,如有多份附件,应注明编号,示例:01-闻政-方案-XXXX 绩效评价。

(四)邮件格式

对外邮件应使用公司统一的Logo 及信纸格式,如无信纸格式,则不使用信纸。对内邮件可根据情况选择信纸。

(五)个人签名

1、个人签名档一般需包括内容:姓名、所在部门/岗位、联系方式等;

2、对外邮件签名应采用规范格式,除个人信息外,还需包括公司名称、地址、邮政编码、公司网站等。

二、邮件语言文字规范

1、文档一般用中文书写,除特殊需要外,不得使用已废除的繁体字、异体字等不规范汉字;

2、文字、标点符号和数字的使用应严格执行《中华人民共和国国家通用语言文字法》和国家语言文字工作委员会制定的有关规定;

3、语言表述清楚、简练,不能有岐义;

4、段落分明、清晰,段落之间用空行间隔;

5、尽量少用口语,不用俚语,用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。

三、邮件发送规范

(一)邮件主题

邮件必须注明主题,邮件主题不宜过于冗长,一般需包括:发件主体或发件人、发件内容、发件日期。示例:闻政-方案-XXXX 项目-20140501,周工作总结及考勤-闻小政-20140501。当主体过于冗长时,可略去日期。

(二)邮件发送

1、应明确收件人的范围,不遗漏不遗漏需要发送的人,不发给无关人员;

2、应注意区分收件人、抄送和密送。一般情况下,应明确主送人和抄送人,避免两者混淆不分,主送人为必须知悉该邮件内容的当事人,涉及请示、问询等内容的,或需要指示、告知时,当事人一般需要回复,抄送人为有必要了解该邮件内容的人员,对外联系时若客户,可选择密送上级领导;

3、敏感信息需注意表达方式;

4、决定性、关键性内容要点应在正文中描述,附件作为详细分解说明;

5、转发邮件时,要注意内容保密性,检查原邮件内容,确定需要引用的内容,如有必要应进行删减;

6、连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误或出现“回复:回复:回复:„„”等邮件名称;

8、邮件发送前,检查一遍,确认无误及已添加需要发送的附件后再发送;

9、邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;

10、邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级,但不要频繁使用邮件高优先级;

11、重要紧急邮件应主动要求回执,特别重要或紧急的,发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。

四、邮件回复规范

1、回复对外邮件应首先对对方的回复表示感谢;

2、邮件抄送人员,一般不需要回复;

3、回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,慎选“回复全部”。

五、日常规范

1、每天上班后应先打开邮箱查收邮件,并实时更新查收;

2、应养成良好的职业习惯,及时处理工作邮件;

3、工作文档一般使用邮件发送,少用QQ 等即时通讯工具抄送,以便备案和存档,用于日后查询;

4、尽量少发、不发与工作内容无关的邮件;

5、邮件只是从多种沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件;

6、邮件附件的总容量应尽量不要超过5MB ,如附件较大,应压缩后发送;

7、需要归档的邮件及时归档留存,禁止随意删除邮件;

8、对不熟悉来源的邮件,需确认无危害后才打开,避免病毒侵入。