电子邮件使用注意事项
四年级 记叙文 1160字 4243人浏览 likeshuxue2011

电子邮件使用注意事项

一、电子邮件的作用:

1. 方便沟通,提高办公效率,节约成本;

2. 传递信息方便、快速、安全;

二、为什么要学习电子邮件的注意事项:

1. 节约他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人;

2. 通过合理使用电子邮件,减少工作中不必要的麻烦,提高工作效率;

三、邮件使用注意事项:

1. 主题

1)不要使用空白标题,这样是不礼貌的;

2)主题要提纲挈领,使用有意义的主题,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

3)回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题(主题与内容相匹配);

2. 收件人

1)确认传达讯息的对象,并将人数降至最低。

2)发送电子邮件之前,确认收信对象是否正确,以免造成不必要的困扰。

3)不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人;

3. 称呼和问候

1) 恰当地称呼收件者,拿捏尺度;

2) 称呼全名是不礼貌的;

3) Email 开头结尾最好要用问候语,礼多人不怪;

4. 正文

1) 正文要简明扼要,行文通顺;

2) 注意论述语气;

3) 多用1234之类的列表,以清晰明确;

4) 一次邮件交代完整信息,不要重复发邮件;

5) 尽可能避免拼写错误,注意检查;

6) 合理提示重要信息,用颜色标示或粗体等;

7) 合理利用图片、表格等形式来辅助阐述;

5. 附件

1) 正文里面提示收件人查看附件;

2) 附件文件应使用有意义的名字命名;

3) 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;

4) 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件;

5) 附件内容如需打印,请提前设定好打印格式,以免给他人造成麻烦;

6. 结尾签名

1) 签名信息不宜过多,一般不超过4行(一般包括部门、姓名、联系方式、职务等);

2) 签名档文字应选择与正文文字匹配;

3) 签名信息避免使用卡通、动漫图片;

7. 回复技巧

1) 及时回复Email ;如果正在出差或休假,应该设定自动回复功能;

2) 进行针对性的回复;

3) 不要就同一问题多次回复讨论;同一问题交流回复超过3次,只能说明交流不流畅,应采用电话沟通等其它方式;

4) 要区分“单独回复”和“全部答复”;如果不是有必要让所有人知道回复内容,尽量不选择使用全部回复功能。

5) 想回复对方的邮件,就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联;

6) 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

8. 区分收件人(To)、抄送人(CC)、暗送人(BCC)

1) 收件人(To):受理并响应邮件;

2) 抄送人(CC):知会邮件事项,没有义务回复,可以发表意见;

3) 暗送人(BCC):在收件人(To)不知道的情况下,收到邮件的人;

4) 各收件人应按照一定的规则排序,按照部门或职位都可以;

5) 只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人资源;