商务电子邮件格式
四年级 记叙文 1557字 17994人浏览 Mcoin

商务电子邮件格式

一、一封完整的电子邮件包括以下几个部分:

● 主题

● 称呼与问候

● 正文

● 附件

● 语言与编码

● 签名

● 回复邮件

● 发送、抄送、密送

主题

不能有空白标题;主题要简短,不宜冗长;一封信尽可能只针对一个主题,避免在一封信内谈及多件事情。

称呼与问候

邮件开头要恰当地称呼收件人,如果对方有职务,则按职务尊称对方,如“**经理”、“部长”等。如果不知道对方职务,也可按“**先生”、“**小姐”尊称,但切记要事先弄清对方性别。对于上级不宜直呼全名,多个收件人时可用“大家”或“All ”。开头写“Hi ”或“您好”,结尾常见的可写“Thanks and Best Regards”,或中文的“祝您顺利”。 正文

正文应简明扼要的说清楚事情,要注重用词、语气和行文通畅,多使用敬语。若事情复杂可用1、2、3、4罗列出来,合理利用表格和图片,便于查看。

附件

如果邮件带有附件,应在正文中提示收件人查看;附件数量不宜超过4个;若附件是特殊格式,应在正文中说明打开方式,以免影响使用。

语言与编码

由于存在中英文编码不同的问题,尽量不使用英文邮件,除非特殊需要;中文用宋体或新宋体,英文用Verdana 或Arial ,字号用5号或10号。

签名

每封邮件结尾都应署上签名,便于对方清楚发件人信息;签名档包括:姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息;引用一个短语作为签名档的一部分也是可行的,如座右铭、公司口号等。

回复邮件

收到他人的重要邮件后应即刻回复一下,特别是对一些紧急重要文件;若处于出差或休假中,可设置自动回复,以免影响工作;回复的字数尽量不要少于10个字,以示尊重。

发送、抄送、密送

TO :TO 指接收者。TO 的人是要受理这封邮件所涉及主要问题的,理应对邮件予以回应。 CC :CC 指抄送。CC 的人只需要知晓邮件的内容,没有义务对邮件予以回应。但如果CC 的人有建议或意见的话也可以回复邮件。

BCC :BCC 指密送。即收件人不知道邮件发给了BCC 的人,一般用于非常规场合。 其中,TO 和CC 中的各收件人排列要遵循一定的规律。如按部门排列;按职位等级从高到低,或从低到高。

注意!

当使用职场邮件对外沟通时,应谨守商业电子邮件分寸,不要撰写或传送与职场毫无关系的内容,因为在某些情况下,电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。

二、在职场邮件中,最重要的是学会如何正确使用发送、抄送、密送。

公司邮件内容主要分为两类,一是问题沟通类,二是信息类。包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。

1) 问题沟通类是以问题沟通单位形式出现。

2) 信息类邮件(包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作

小结等。)

(一) 关于主送

应根据邮件的内容及发件、收件人的隶属关系及职权范围确定收件人。

确定收件人规范是:

a) 请示、报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直属上级,如上级有要求可

同时抄送平行部门,否则无需抄送。除隔级负责人直接交办的事项外,一般不需主送必要时可抄送给隔级负责人。

b) 受双重领导的员工向上级发邮件,应当根据邮件内容,即针对具体业务活动的职权

归属写明主送人和抄送人。

(二) 关于抄送

抄送范围得当,有助于邮件处理,否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。

1. 应当抄送的情况

a) 除主送人外,需要监督执行或知晓邮件的其他人,应列为抄送人。

b) 向下级或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上属。

c) 上级受双重领导的下级发邮件,必要时应当抄送其另一个上级。

d) 下级因特殊情况必须越级请示时,应当抄送给被越过的上级。

e) 上级越级向下级行文时,可以抄送受文下级的直属上级。

2. 不应当抄送的情况

凡与邮件办理无关的人一律不予抄送。