把握公文写作技巧 练就看家本领
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把握公文写作技巧 练就看家本领

好公文写出来要引人看、使人看得懂,能说服人、能信服人、能感染人。正如毛泽东所指出的:文章和文件都应当具有这样三种性质:准确性、鲜明性、生动性。机关人员起草的公文要达到三性的要求,应做到将思想作灵魂、事实作筋骨、细节作血肉、情感作纽带。

一、突出主旨,以思想作灵魂

公文无论对上、对下、对内、对外,都是为了说明有关事实、阐明某个观点,说服他人,争取各方支持,推动各项工作落实。起草公文,突出主旨,就是提出问题、分析问题、解决问题,也就是抓住了文章灵魂,即思想。需要从以下几个方面进行把握:

一是要把上级的指示要求实际化。要紧密结合本单位的实际,把上级首长机关的指示要求细化,把普遍的要求个性化,在上情与下情的结合中,提出自己的具体要求和措施,这样既把握了上级的指示精神,又突出了本单位的特色。

二是要把具体的事实政治化。公文表达的是领导机关的意志和决心,起草公文要善于站在讲政治的高度对待具体问题,不能就事论事,要从一般的现象中透视到本质。着眼上级看本级,思考提出的观点对不对;着眼其他单位看本单位,看提出的观点新不新;着眼全局向局部看,看提出的观点指导性强不强。

三是要把传统的内容时代化。要将传统的问题赋予新时期的内容,增强主旨和要义的针对性和时代感,使人感到有新突破、新发现,有活力、有生命力,起草的公文也就有了思想,有了灵魂,既突出了主题,又深化了主题。例如李瑞环同志在会见香港各界知名人士的讲话稿,运用了汉朝京城田氏三兄弟闹别扭分家的典故时说:我们这个5000年文明古国,之所以历经磨难而绵延不衰,屡处逆境而昂扬奋起,就是国为有许多这样博大深邃的思想,有一种内在的强大凝聚力。当今中国要发展,要振兴,必须继承弘扬中华民族的优良传统,特别倡导‘和合’,强调团结。联系现实紧密,时代感强,道理深刻,启人感悟。

二、依据充分,以事实作筋骨

公文用事实说话,突出的是要在观念上克服片面追求原则化、理性化的问题。公文中如果充斥着大量的大话、套话、空话,甚至假话、废话,没有实际意义,对工作更不会有指导作用。道理是用事实阐发出来的,经验是从事实中总结出来的。因此,起草公文,做到依据充分,以事实支撑全篇,使人信服,要做到以下三个方面:

一是要善于掌握第一手调查资料。七分调查,三分写作,实践出真知,就是要摆正心态,深入基层,深入一线,调查研究,掌握大量第一手事实材料。

二是善于运用数字材料。详实的数据,能够增强公文的感染力、说服力。如:建国后毛泽东曾对中国的工业有形象的描述:你说,现在我们能造什么?能造桌子,能造茶碗茶壶,能种粮食,还能磨成面粉,还能造纸,但是,一辆汽车、一架飞机、一辆坦克、一辆拖拉机都不能制造。 (《工业化的起步》)毛泽东同志的讲话实事求是地反映了当时我国的经济状况,令人信服。

三是善于运用最新科研成果材料。根据公文需要,可以适当运用科研成果增强公文的感染力、说服力。如:网络中心战学说的主要理论基础是梅特卡夫定律。该定律认为,虽然开发网络的成本是随着网络中的节点数量增长而呈线性增长,但网络的潜在价值却与接入网络的节点数量的平方成正比。n 个实体构成的网络,潜在的信息互联数量为n×(n-1),当n 足够大时,互联网数量等于n2,即按指数规律增加。网络的潜在价值就来自于这种信息互联之中,互联数目越多,网络的潜在价值就越大。因此,在进行军事指挥和组织军事活动时,要遵循梅氏定律,尽可能多地使军事系统中的实体(节点)间建立起联系,就可以使军事系统整体涌现出尽可能大的作战效能。(《信息化军队战斗力生成的动力机制研究》范虎巍)四是善于运用典故材料。古今中外,有许多脍炙人口的典故,有很强的思想性,适当运用,可增强公文的文彩,显得新颖生动。如:1934年8月到1935年12月差不多一年半的时间里,

中国三支主力红军都放弃了原有的阵地,通过长征,转移到了新的地区。毛泽东认为,这个大转移,敌人是得到了暂时的部分的胜利,我们是遭遇了暂时的部分的失败;但是张国焘等人却认为,红军失败了。对此,毛泽东在《论反对日本帝国主义的策略》一文中,通过坐井观天这个典故来加以解说:马克思主义者看问题,不但要看到部分,而且要看到全体。一个虾蟆坐在井里说:天有一个井大。这是不对的,因为天不止一个井大。如果它说:天的某一部分有一个井大。这是对的,因为合乎事实。我们说,红军在一个方面(保持原有阵地的方面)说来是失败了,在另一个方面(完成长征计划的方面)说来是胜利了。敌人在一个方面(占领我军原有阵地的方面)说来是胜利了,在另一个方面(实现围剿、追剿计划的方面)说来是失败了。毛泽东还对所运用的典故加以必要的引申和补充,这实际上是根据具体内容对原来典故含义的有意扩展,因此,这种议论变得新颖而生动。

三、避免抽象,以细节作血肉

一份好公文,必须有血有肉,详略得当,杜绝空泛、抽象、呆板、干巴等问题。要特别注重细节在公文的关键作用,要把细节作为血肉,丰满其间,使公文好看、耐看、引人看,甚至百看不厌。要做到:

一是变抽象为具体。胡乔木同志曾指出:写文件要生动,不生动人家不愿看,但不能像普通文学作品那样办。要生动就得在抽象的论述中加些不抽象的东西,这样可以增加生动性。纯粹抽象的,像算术题似的,一道道列下去,怎样也不会生动,因为全部是抽象的。我们讲讨论工作本来是比较抽象的东西,讲的道理、列的数字是抽象的,可以穿插一些具体的人、具体单位具体的事实,让文章不那么沉闷。有了细节,文件给人的印象就深刻,自然就生动了。

二是化原则为具体。起草公文,要把工作中的原则要求叙述细致,就得有细节。比如公文中经常强调的改进领导机关作风,关心基层官兵利益,要想基层所想,急基层所急,解基层所困、帮基层所需,到底怎样想、急、解、帮,太原则,没法操作,全是大话、套话,写起来顺手,读起来顺口,没有实际意义。