别再冤枉PPT了
初二 其它 1670字 73人浏览 仙剑琦侠

我接下来要做一件鲁莽的事情,那就是反驳露西•凯拉韦(Lucy Kellaway)。不久前,这位商业蠢行大无畏的观察者做的有点过了:她呼吁禁止使用PPT 。

这位控诉者的理由很简单:许多PPT 报告非常糟糕。这确实不假,但它并不能成为呼吁颁布禁令的理由。好工具被错误的人使用会产生可怕的结果,所有见过我组装置物架的人都可以作证。禁止使用螺丝刀并非解决问题的方法。

PPT 同样如此。它是一件平淡无奇的实用工具,经常被不当地使用。它并非最雅致的工具,但如果最终的作品拙劣难看, 那要怪也要怪工匠。人们借助PPT 做的许多糟糕的报告,不用PPT 还是同样糟糕。听一个紧张的演讲者即兴发表漫无边际的讲话,认知感完全崩溃,难道会 更好吗? 还是在黑暗中观看一个制作专业但毫无意义的影片会更享受? 许多读者会记得PPT 诞生前的企业生活。那并不是失落的伊甸园。

PPT 并非世界上最棒的软件。长期以来,它的内置模板一直丑陋难看,剪贴画俗不可耐,动画引人发笑。就好像铁了心要让自己名副其实一样,它会无缘无 故地往文本里加入用于列举的项目符号。这样一来,原本应该很简单的文本对齐工作就变得复杂起来。(我仍在使用2003版的PPT 。你完全可以把我这篇专栏 当成是一个托儿的夸夸其谈。

尽管存在这种种缺点,但PPT 有两个任务完成得不错。它可以让演讲者迅速罗列出演讲要点,制作出显示图片与图表的幻灯片。而当人们将这两个功能混为一谈时,问题就来了。

大概记下演讲要点以辅助记忆没什么错。PPT 在这方面的作用不亚于其它任何一种工具,尤其是如果你字写得像我一样烂的话。对于绝大多数演讲者,这种演讲要点比其它方法更可取,比如背诵、现场即兴发挥或将整篇演讲稿写出,然后呆头呆脑地照本宣科。

问题在于,不知道出于什么原因,许多演讲者决定将他们的演讲要点投射到墙面上,而不是将它们打印成明信片大小,粘贴到3×5英寸的卡片上。我经常会借助PPT 列出我的演讲要点。但我更喜欢将这些幻灯片留给自己看。

PPT 的第二大用途是将视觉辅助内容投射到屏幕上。在这点上它做得非常好——而且过去那种老掉牙的剪贴画如今已几乎消失不见。现在,人们从呆伯特(Dilbert)那里借漫画,从网络上抓照片。效果通常让人足够满意。

如果人们学习一点关于字体的东西,那就更好了; 再者,如果他们了解到按字母B 键,屏幕可短暂清空,那就好上加好了。但我们不能苛求完美。

露西还持认同态度地提及了杰出信息设计师爱德华•塔夫特(Edward Tufte)对PPT 的著名谴责。塔夫特教授反对PPT 出于下面两个理由:一个是无止境的序列,一张该死的幻灯片跟着一张该死的幻灯片 ;一个是演讲者与受众之间非对称的关系。

这很奇怪,因为塔夫特没有坦承他实际上反对的是公开演讲本身。有什么比演讲具有更无止无尽的序列呢? 一个该死的词跟着另一个该死的词。如果你讨厌演讲这个想法,没关系。但你必须照实说。

不用花费多少力气就能大大提高多数人PPT 报告的质量——比提高企业官腔质量所需的功夫要少得多。那又为何要呼吁颁布禁令呢?

真正的问题要让人忧心的多。在公司中,我们会被要求阅读不会写作的人写的乏味文章,观看既没天赋也没接受过培训的人表演。出于某些理由,这些外行比大多数作家与演员的薪酬都高。所有这些都让人感到沮丧,但我们不能将其归咎于PPT 。

在结束这篇文章前,我必须正视在我看来PPT 存在的一个最严重的问题:那就是自动内容向导功能——如果你无法自己罗列演讲要点,这个功能可以引 导你完成这个工作。《纽约客》(The New Yorker)曾经报道过,自动内容向导的命名就是个笑话,完全是对其目标客户的嘲讽。推出该功能的想法本身就已经非常致命,但真正可怕的是,它是为 了满足某种需求才被创造出来的。

幸运的是,这一需求可能也已经自动消失:2007版的PPT 已经去除了自动生成内容的功能。