会议记录及纪要的写作
初三 散文 4824字 15893人浏览 Escaladego

第四篇 会议记录及纪要的写作

一、会议记录及纪要的含义

会议记录是根据会议的宗旨、会议的进展、会议讨论的问题、研究的事项、提出的意见和作出的决定,为了某种目的,对会议过程及发言所作记录的一种纪实性文书。同时,还包括在开会过程中原始记录的基础上,经过分析、综合、提炼、归纳整理而形成的会议纪要。在部队工作中,有些会议,如办公会、座谈会等等,一般都要将研究、决定的问题整理出来,写成会议纪要,用以反映会议的基本情况、主要精神和中心内容,也可以向上级机关汇报会议情况,及时向与会代表、有关单位和下属机关分发,便于传达和贯彻执行。会议纪要介于“决议”和“简报”之间,兼有通报情况和借以指导、推动工作的作用。它不如“决议”那样庄重,但又较“简报”更具有指导意义。从一定意义上说,机关公文写作中关于会议的文本,最具挑战性的就是会议纪要。

会议纪要与会议记录的区别就在于是否经过综合提炼整理。会议纪要虽然也是记载会议精神和议定事项的公文,但其是对会议的讨论事项,择其要点进行归纳整理,以通报会议精神,统一认识,指导工作,而不仅仅是留存档案。会议纪要可上呈可下达,也可批转和转发。 根据会议的性质,可以把会议纪要分为四种类型:(1)例会型。这类纪要适用于研究处理日常行政事务的例行会议。例会型纪要侧重于记载会议决定的事项,写法比较简单。通常用专门格式印发给有关部门,作为机关工作的依据。(2)决议型。这类纪要适用于比较重要

的工作会议。侧重记载会议形成的决议。其特点是政策性强,具有指示、决定的性质,其内容有关单位必须遵照执行。如《全军军事工作会议纪要》就属这种类型。(3)专题型。这类纪要适用于专门研究解决某一重要问题而召开的会议,侧重记载会议的结论性意见。(4)综合型。这类纪要的特点是全面概括会议精神,全方位反映会议概况,既归纳一致性意见,也反映分歧性意见,适用于学术性会议和座谈会,各类司令机关一般都很少使用。

二、会议记录及纪要的内容

会议记录和会议纪要的写作所包含内容基本相同,主要有以下两个大的方面:

(一)会议的组织情况

会议记录和会议纪要都首先必须写明会议的组织情况。通常会议的组织情况包括以下八个方面:

1、会议的名称和次数。会议的名称和次数,一般就是会议记录的标题,大都由“单位名称+次数+会议性质+记录”等关键词组成,如《××集团军××次办公会议记录》、《××军分区人武部工作经验交流会议纪录》等。另一种是由“会议名称+文种名称”组成,一般是会议名称在前,文种名称在后。如《全军先进食堂现场座谈会纪要》、《陆军××军××团思想政治工作会议纪要》等。由于会议记录往往都是专用的,因此,在整理成会议记录文本时,有时单位的名称可以省略。即使是会议纪要,只要不报送上级机关,有时单位名称也可以略去。

2、开会的时间。会议记录必须写清楚会议召开的年、月、日,重要的会议还应反映出具体的起止时间,如上午8时30分至10时30分等。

3、开会地点。会议记录要写清楚会议召开的具体地点,如××会议室,必要时还应注明其所在地。

4、出席人。出席人少时,应写清楚出席者的姓名、职务;出席人多时,可以只写出席人的范围,如团职(含团级)以上干部;重要的会议,为了便于日后考查,可另设签到簿,并随同会议记录一并保存。

5、缺席人。小型会议,缺席人数较少的时候,要写清具体人名,并简要注明原因。大型会议的缺席人数,必须具体。

6、列席人。小型会议要写明列席人的姓名、职务;大型会议要注明列席者的范围及人数。

7、主席或主持人。要写明主持人的姓名、职务。

8、纪录人。会议记录必须写明记录人的姓名、职务,多人参与的会议记录,要注明每个人。

以上八项内容,要求会议记录人员在会议正式开始之前就要写好。

(二)记录会议的内容

会议记录的主体部分主要有会议议题、领导人的报告、讨论情况、形成的决议和主持人的总结几项基本内容。

会议主体部分的记录方法有两种:一种是详细记录;一种是摘要记录。

1、详细记录。详细记录主要用于重要会议。重要会议讨论、研究的问题比较复杂,要求尽可能地记下发言者的原话,即怎么讲的,就怎么记,特别重要的发言,不仅要完整无遗地记录发言内容,而且最好要记下发言者的语气姿态。

重要会议的详细记录,记录人必须把握以下三点:一是记载会议中有争议的问题和分歧意见时,应将争议、分歧的焦点及有关人员发言争论的观点,详细记下;二是记录会议中的关键问题、要害问题时,应将有关人员的发言详细记下;三是记录会议决议时,应详细记录表决情况,对异议、弃权等情况要予以实录,以备考查。对会议的决议性内容,在会议结束前,记录人应念给与会人员听,以便对决议事项推敲得更准确。有些详细记录,必要时会后应加以整理,尔后记录人送会议主持人审阅并视情公布和印发,但原记录不得毁掉,应全文存档以备核查。

2、摘要纪录。摘要记录主要用于一般会议。在没有分歧和争议的情况下,只需摘记关键内容和重点发言,如在会上报告了什么事情,讨论了什么问题,做出了什么决议,哪些人发了言,等等。

会议纪要的基本内容,除了保持会议记录的基本要点外,还必须突出三个方面:(1)会议概况。一般包括会议的宗旨(目的)、时间、地点、参加会议的单位和人员、召开会议的单位或主持人;会议的主要议题,专门会议还要写会议的简要经过,对会议所作总的估价等等。

(2)会议的成果。按照议题的层次,包括会议当中与会者对哪些问题展开了讨论,讨论气氛和情况如何,哪些问题取得了一致认识,并得

出了什么结论,提出了什么意见和建议,哪些意见和建议需要与会者回去传达、贯彻等等。(3)遗留问题。这部分包括会议涉及到但未得到彻底解决的问题和应该涉及但未来得及讨论研究的问题。写遗留问题是“会议纪要”与“会议决议”不同的一个表现,可以说这是会议纪要的内容特点。“决议”中所写的内容必须是取得一致意见并得出一致的结论的问题,而纪要则不然。凡是涉及的问题,特别是重要问题,不论是否被讨论,也不管是否取得一致意见,一般应该在纪要中扼要记下。当然,有的纪要是不记遗留问题的。

三、会议记录及纪要的格式

(一)会议记录的基本要素与格式

会议记录的基本要素包括会议名称;会议时间;会议地点;记录人;出席与列席会议人员;缺席人员;会议主持人;审阅;签字;主要议题;发言记录等方面。

会议记录的基本格式如下:

鬃司令部办公会议记录

时间:一九鬃年月日时

地点:司令部办公楼五楼大会议室

出席人:鬃; 鬃; 鬃; 鬃; 鬃 ……

缺席人:鬃; 鬃; 鬃

主持人:鬃参谋长

记录人:军务处刘鬃参谋

主持人发言:(略)

与会者发言:

鬃:……………………………………………

鬃:……………………………………………

散会时间:

主持人:鬃(签名)

记录人:刘鬃(签名)

(本会议记录共页)

(二)会议纪要的基本格式

会议纪要作为在会议纪录的基础上,分析、综合、提炼、整理而成的一种纪实性文书,其基本格式是在会议记录基础上的,形成由标题、正文和结尾三部分组成的公用文书。

1、标题。一种是由会议名称加文种名称。一般是会议名称在前,文种名称在后。如:《全军先进食堂现场座谈会纪要》、《陆军××军××团思想政治工作会议纪要》;一种是由机关名称、会议性质加文种名称。如:《××军区后勤部办公会议纪要》、《××军分区人武部工作经验交流会议纪要》。

2、正文。会议纪要的正文分开头、主体和结尾三个部分。

(1)开头,一般写会议概况,包括召开会议的依据(如上级的什么指示,党、国家和军队的什么形势,某项工作的需要等等),召开会议的目的(即旨在解决什么问题),会议的具体起止时间和地点,会议的全称,与会范围(包括哪些单位的哪些人员),参加会议的主要领导人,在会上作过讲话或指示的摘要;会议的基本议程(或议题)和主

要活动,会议结果(即达到了什么目的,作出了什么决议;如重要会议,还要有要作出基本估价)。

(2)主体,是会议纪要的骨于,主要内容,一般应写会议进展的主要情况,会议研究的问题,报告和发言的主要精神和要点,对各项议程的讨论意见和结果,会议提出的今后的任务和要求等等,都要在这一部分反映出来。

(3)结尾,通常是写会议提出的希望、号召,以便有关单位认真贯彻会议精神,努力完成各项任务。

需要说明的是,有的会议纪要整理出来后,往往以会议简报的形式发表,这时的格式就必须与会议简报格式相融合。由于会议简报及其格式在本书前面已经介绍过,因此,后面介绍例文时,我们只是介绍会议纪要的内容写作摹本,不涉及会议纪要整理完成后的上送或下发格式。

四、会议记录及纪要的写作要求

(一)会议记录的写作要求

会议记录,不是记录者主观思考的产物,而是纯客观的记载,它不需要布局谋篇,不需要缜密构思,只需要记录者如实记载。因此,会议纪录有如下几方面的要求:

1.内容要准确。要如实地记录与会者的发言,不论是详细记录,还是概要记录,都必须忠实原意,不允许有一丝一毫主观因素的参入,不得添加记录者的观点、主张,不得断章取义,尤其是会议决定之类的东西,更不能有丝毫出入。要真实地、客观地反映会议的基本情况

和主要精神。

2.不遗漏要点。记录的详细与简略,要根据情况决定。一般地说,决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细。一般情况的说明,可抓住要点,略记大概意思。

3.首尾始终如一。始终如一是记录者应有的态度。这是指记录人从会议开始到会议结束都要认真负责地记到底,不能会议开始记得认真详细,会议接近尾声就记马虎了。

4.严格按照格式。会议记录的格式,是体现记录的规范性、严肃性的基本形式,必须严格遵守。凡是发言,都要把发言人的名字写在前;一定要先发言记录于前,后发言记录于后;记录发言时要掌握发言的质量,重点要详细,重复的可略记。决议、建议、问题或发言人的新观点在通常情况下都严格记具体、记详细。

此外,做会议记录,记录速度要快。要专心致志,集中注意力,认真听取与会者的发言。这就要求记录人平时多注意听力和速写的训练,多听快写,耳聪手巧,久而久之,就会应付自如。

(二)会议纪要的写作要求

会议纪要除了保持会议记录的原始风格和撰写要求外,还应突出以下几点:

一是记实。会议纪要必须如实地反映会议的基本情况和主要精神。撰写者只能取舍、概括、提炼与会者的发言,不能以主观愿望或某个领导人的意图随意增加会上根本没有涉及的内容,更不能以变换角度或断章取义的手段篡改与会者的观点,变更会议的中心议题。那样做

实际上是弄虚作假,是不正派的作风。

二是精要。纪要必须真正摘其“要”而记之。撰写纪要应抓住会议的中心议题,认真分析研究与会者的发言,提纲挈领地反映会议的重要成果。切忌“眉毛胡子一把抓”,或者硬在不同观点中求平衡。那样写,不仅会使纪要冗长拖沓,主次不分,甚至会导致主次颠倒,使已经解决的主要问题得不到充分反映,次要问题反客为主,以至降低纪要的质量,严重的可能会造成思想混乱,带来相反的效果。

三是理性。纪要所使用的材料和阐述的道理要有充分的说服力。这就要求在起草时,对会议发言者的某些观点认真加以研究,他们所引用的材料要加以核对。因为与会者所讲的情况,不少是凭记忆即兴发言,难免有不准确的地方,如果不加以核对,写出的正式纪要就有可能产生副作用。与会者发言中讲的道理,常有不够完善的地方,撰写的同志,可以在会下给予提醒,使其观点更完善、更准确,并将其写进纪要中。切忌那种照猫画虎、照相式的“纯客观”反映。这样做的结果,表面看似乎忠于会上的发言,实则是一种不负责任的态度,最终与会者也是不会满意的。

此外,会议纪要在语言表述上也有独到的特点,常用名词“会议”是作第一人称出现,并当作主语使用。如“会议认为”、“会议要求”、“会议回顾了”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”、“会议希望”等。在反映发言内容时,若需指名道姓,往往用“某某指出”、“某某强调”、“某某表示”等说法。这些用语要根据表述内容,灵活应用,做到恰到好处。