办公室节能减排措施
初三 记叙文 4501字 1338人浏览 joseejo1

1、 购买消耗品要克制再克制

从橡皮擦、铅笔等细小的事务用品下手,大部分的人都认为公司的消耗品, 随时都可以购买而且价格低廉。这种观念首先要改正,养成克制购买消耗品的习惯。尤其是才领用没多久就要再申领就大有问题。合理的做法,例如,某些文具领用后最少六个月禁止再申领。虽然金额很小,也要订出基准,依照申请制度领用,禁止随便购买。

2、 消耗品的所有标准要制定领用明细

对橡皮擦、铅笔、原子笔等消耗,制定领用明细标准。钉书机、剪刀、胶带等,全员每天使用频繁的东西,划为共享。橡皮擦、原子笔、签字笔等用到不能用才更换,笔心须以旧换新。价格较高的物品如计算器因本人不注意保管而遗失时,由本人负责赔偿。

3、 公司的物品不要私自使用

公司内事务用品,能变为私用的东西很多。例如电话费是其中一部分。交际费的一部分也可占为私用。样品、促销用的商品,带回家使用的案件也有。公私不分, 不只增加费用支出, 亦是不正当的第一步。首先领导要谨慎以身作则。在节省费用的运动中要严禁这种公私不分的举动。

4、 在公司内部联络要尽量简化

联络用的文书,尽可能利用使用过的纸张的反面,或广告废纸。不需要考虑对上司的不礼貌,需要装入信封的内部文件,可以用外面寄来的旧封套即可。不是特别怕被人看到的文件不需要装入封套内。二张以上的文件,信纸通常都把写字的一面反折向内,是不合理的。收件人的名称如露在外面在公司内就不需用信封,收件人马上就知道内容比较合理。又有折成四折的习惯,张数多时折为三折,比较好处理。

5、 标示事务用品的价格

由公司提供的物品,往往没有成本观念,容易造成浪费使用。所以需要把信纸1张多少钱,信封大的多少钱、回纹针1支多少钱等,所有用品全部标示价格。对每种用品的成本要花多少,让每人有数字观念是节省费用的第一步。

6、贴出电话费用表

为了要让全部员工对电话费都有成本概念,编制电话费用表,贴在电话机前。费用要详列,市区每通1次多少钱, 长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1秒钟花多少钱也要有概念。

7、 电话通话定时

有一本书“一分钟经理”很畅销。经理指导属下工作,已达到在1分钟内的时代。电话的通话最长在3分钟内讲完。我们1分钟可说50句话,3分钟就150句。除了例外,全公司可展开“电话以3分钟内完成”的运动。如指导得当, 与外面的通话也可以缩短时间。实行后,可节省30%以上话费。

8、 建立电话传真机系统

总、分公司之间的电话费用,在做记录后,可考虑建立传真机系统。不只可节省电话费用,还可以用作文书联络之用,消除传达上的错误。用电话如本人不在时,就造成电话费的浪费,用传真机可以电送就没有这个情况。

9、总、分公司之间,联络制定标准化

员工不要用随意的方法联络,需要制定标准的方法。方法可分为1、普通信件,2、限时专送,3、电话传真,4、电话等,这些方法,制定一览表彻底执行。有的公司禁止使用总、分公司之间的电话,改用电话传真机,及活用电脑连线等,而达到节省费用。时代在进步,头脑也要转得快,信息的传达亦要符合时代需要。

10、打电话要考虑区域

业务员为了联络,从公司打电话与客户联络时,要考虑打电话的地点。因为业务员程度不一,有时和客户中的异性一聊,往往忘了费用一秒一秒的增加, 公司应编制详细电话费用表,给每位业务员,这样的考虑可达到节省电话费用。

11、利用5W2H表格

为了节省电话费用,打电话前先作成5W2H的表格,整理后再打电话。这个表格不只是打电话前使用,接听电话或其它“转言记录”也要广为利用。

1、WHEN 何时

2、WHO 谁

3、WHAT 何事

4、WHY 理由

5、WHERE 场所

6、HOW 方法

7、HOW MUCH 数量、金额

12、对方讲话中则改时再打

从这边打的电话,常常会碰到对方在另一线电话讲话中。这个时候不要用“我等待”而问“是不是要些时间”如果还要一点时间的话, 告诉对方“待一会再打来”先挂断电话。这样可以节省电话费用,同时两边的电话机都可以空出来。

13、要求对方打过来

向厂部订货的电话尽量避免。让对方每天固定时间打电话来,这样可以有计划的进行工作,同时可以节省电话费。这个方法也可以利用在其它事情上。当然这个方法,依对方的立场,有时候行的通,有

时候行不通的。例如对方与这边立场相等,碰到对方另有一部电话时可说“很抱歉, 讲完电话可否给我电话联络”这样拜托就可以了。

14、禁止电话私用 市内电话就无所谓,家乡、朋友等的长途电话,被私人使用是一笔很大支出。私用电话不但是费用的损失,对周围的人也会构成妨碍工作,所以绝对禁止。工作中原则上,朋友与恋人打来电话都要禁止。私用电话要休息时间打来。

15、 定期清扫日光灯管

日光灯如果不清扫,六个月就减低效率10──30%。希望尽可能每月都用干布擦试。又三个月──六个月一次用清洁剂清除干净。有的企业用到日光灯管寿命终了都没有清扫过,这是没有节省观念。污浊的天花板及墙壁要细心去清扫,要有自发去清扫的想法。

16、 窗户不可放物品

在难得的窗户旁边放置物品,阻挡光线进入,反而需要照明这就失去了窗的作用。要养成将玻璃常常擦洗干干净净的习惯。 在德国的家庭中玻璃每天都擦的亮晶晶。有人喜欢洗澡,但一提起擦洗玻璃就认为是一件苦差事。

17、 尽量使用日光灯,日光灯的电费是灯泡电费的三分之一。家庭与商店就当别论,在公司内尽量使用日光灯。同样的日光灯白色比晨光色的功效强10%。在屋外要用比日光灯高压的水银灯,可得到相当于灯泡7──8倍效果的照明。

18、日光灯管提早装换

日光灯的换装要在3000-5000小时左右。日光灯管寿命终了前,尽早换装。使用到最后会增加电费及失去效率。要计算使用时间较为困难,用到灯管出现黑影圈时订为换装时间,每月底定期检查换装。

19、 提前30分关掉暖气机 冬天使用暖气,室内气温须在15度以下才可开启。气温调在 22至20 度之间。要养成下班前30分钟关机的习惯。加班也要在加班下班前30分钟关机。依这个方法每年可节省很大的暖气费用。

21、 空调机装设位置适当吗? 空调机尽量装在日光直射不到的位置,最好装在朝北的方向。日光直射的窗户使用滤光装置,避免日光直射。或利用窗帘。在外面的空调机,在日光的照射下会影响效率,上面要装设遮阳板以免日光直射。

22、 空调机每月清理一次

冷却装置及空调机的蓄电座与滤压器的清除,要有每月清除一次的习。一年都不清除据说会减少20%的热效率。空气中有很多污染

物,过滤器很容易被污染。由于这些琐事不被重视,又是污秽的工作,谁都不愿意做,因此浪费很多电费。

23、室内冷气不要开得过冷

夏天冷气不得低于28度。每超过1度就要多花约10%的电费支出。 太冷不只造成电费的浪费,也容易罹患冷气病。而且与室外温度太大,会导致体力消耗,依实际情况确实调节温度是很重要的。

24、水龙头要关紧

自来水漏水的损失很大。例如,像线丝的漏水,流了二十四小时就足够洗澡用水的份量。滴滴程度下的水二十四小时下来亦有3桶的水。这只是一天就无妨,一年积下来的损失就很大。

25、 厕所的水费亦要节省,尽量用拖把清理厕所地面。洗车时用水管直接冲洗亦是一种水的浪费。准备水桶先洗掉污泥,再用小量的水清洗就够用。

26、检查对纸张使用有无浪费现象。

纸的数量增加会导致整体的工作增加,因此公司内部最好检查使用纸张的流程:

1. 是否有已不再使用帐簿类。

2. 能否减少报告书类,例如把日报变成周报、把周报变成旬报、把旬报变成月报。

3. 能否减少分类和项目。处理账务工作的人所做的账务传票类,

既复杂又难以了解,做的人麻烦,看的人也费神,所以账簿如果不能井然有序,就不具有任何意义。

4. 能否减少账票类的张数。尽可能依据简化的内容减少张数,即使是一张也好。

5.能否减少手写的工作。字丑的人所写的字,除了自己满足之外,是相当累人的,可以说是事倍功半。而且即使写字漂亮的人慢慢地写的话成本也要增加。所以,若手写是必要的话,要请字写的漂亮的、写的又快的人写。

6 。是否不问内容,只是盖章了事。内部牵制制度虽有必要,但是不问内容, 只是盖章又会形成别的问题。 与其抱着“大家的责任到头来是谁也没有责任”, 不如以认真地审查、负责地盖章来的重要。

7. 能否减少转记的工作。转记多的工作以其时间成本来看是亏损的,而且又可能转记错误,其中最具代表性是账簿式会计。虽然努力规规矩矩记账是值得欣赏的,遗憾的是它已经落伍了。若现在尚且拘泥于账簿式会计是很不经济的。

8. 是否无端的誊稿。即使是一封信,从写草稿到慢慢地誊稿就需要浪费不少的时间和纸张,而现在这个时代处理文件以文书处理是无须拟草稿的,而且能获得更好的效果。

9 。能否减少散发资料的份数,出席的人数尚未确定就大量的影印资料,这样做是很没有成本观念的。

27、适当的订购印刷品。

虽然整批订购较为便宜,但是要在好几年才能用完的情况下,可就不知道哪一边更为便宜了。 最好把消耗品及商品库存一年要增加公司30%成本的事牢记在心。因此若库存两年,就像增加购入价格的60%的成本一样,所以当印刷品使用张数较小时,用复印品会比较好。

28、每一张纸的复印均有其成本,而我们有时经常不注意这个问题, 若了解这种情况, A4的资料就不要全用A3的纸影印, 可仅仅影印一张A4的,其余的两张合起来用A3的影印,之后用截纸机截断, 就能降低成本。用A3的印20张与用A4的相互比较应可省下一半的复印次数及费用。

29、用复印机复印时尽可能复印双面,这样做会降低纸张的费用,且在邮寄时邮票及信封费用也会降低。将这些复印件归档时,档案用纸也会减少。使用单面的话,数量会相当的庞大。

30、让复印机定时休息。

有许多的企业将复印机电源一打开就放置不管, 且又并非一整天都在使用。特别是午休时间几乎不使用。因此休息时要将机器关掉。而使用频率小的企业, 最好决定某时间才使用复印机比较好。复印机电源一打开就放置不管,通常要浪费掉3瓦左右的电力。

31、统一纸张的大小。

使用复印机时不经思索就用大号的纸张印是不可取的。因为复印机械性能提高之后,复印时具有放大、缩小的功能。我们虽可依资料

的内容不同而调整影印纸张的大小,然而各部门最好仍依其使用纸类尽可能进行标准化。如果不这样的话。将影响其文书及档案的整理。

32、废弃的纸不要丢入垃圾箱。

重要的文书以碎纸机裁碎后,可以做填充料或是卖给收破烂的回收。一向为人所困扰的纸类及报纸,最好也汇集起来当做废品回收。但是在许多的企业里,多数将这些丢入垃圾箱;而写坏的纸张通常撕掉或揉起一团丢掉,但是最好把它当做便条纸、稿纸等再充分利用。