公司电子邮件使用规范
四年级 记叙文 1968字 1786人浏览 dtaixb4ever

成都特隆美储能技术有限公司

公司电子邮件使用规范(草案)

一、目的

为了规范公司电子邮件的使用和日常管理,提升工作效率,结合公司管理现状,特制定本管理制度。

二、本管理规范的适用范围

本管理规范适用于成都特隆美储能技术有限公司除一线普工以外的所有人员。

三、使用电子邮件的情形

1、正式的工作汇报,对内/对外;

2、重要信息的传递和工作安排;

3、涉及公司技术信息、商业秘密的文件或资料;

4、难以简单使用口头表达说明清楚的事项;

5、需要获得部门之间配合的事项;

6、没有见面交流条件的其他交流内容。

四、电子邮件使用基本作用

使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成;能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。

四、邮件发送的对象

收件人:是要受理邮件所涉及的主要问题的相关人员,要求收件人在规定时间内对邮件予以回复响应。

抄送人:则只是需要知道邮件描述的问题或事项,抄送的人没有义务对邮件予以回复响应,如果有建议,可以回Email 。

秘送人:即收件人是不知道此封邮件发给了密送的人,这个可能用在非常规情况。

各收件人的排列应遵循一定的规则,比如按部门排列、按职位等级从高到低。 邮件发送人只给需要信息的人发送邮件,将抄送人数降至最低,确认收信对象是否需要收到这封信,以免造成不必要的困扰和垃圾邮件。

− 工作计划、安排类的邮件

主送工作计划的下达对象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关负责人。

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提醒,并且增加会议相关附件,以便与会人员提前了解会议主题及相关内容,提高会议效率。

为保持部门内部工作计划对外的一致性,部门内部工作计划原则上只有一个工作计划可以跨部门传达,特殊情况可以根据需要处理。

− 项目通报类的邮件

主送给项目小组成员,抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导。 − 寻求内部跨部门支持的邮件

主送给寻求支持的人,抄送给对方的直接上级,同时抄送本部门的直接上级。

五、邮件回复响应时间要求

收件人在收到发件人的邮件后,应在规定时间内对邮件予以回复响应。

重要邮件,需要马上响应的,发件人可在微信群里@需要回复邮件的人,需要回复的收件人应在1小时内响应;其他非重要邮件,响应时间为一个工作日。

若收件人在以上规定时间内没有回复响应,并经过发件人电话或微信提醒仍未响应的,公司将给予警告或处罚。

六、邮件内容规范

标题:邮件内容主题概括。主题是接收者了解邮件的第一信息,要提纲掣领,使用有意义的主题,可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

收件人:参照上面说明

抄送:参照上面说明

正文:

1. 邮件的开头要称呼收件人,这既显得礼貌,也能明确提醒收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家或ALL ;初识应按职务尊称,如不清楚职务,则应按照通常的“×先生”、“×小姐”称呼。

2. 开场结尾应有问候语。

开场:“××您好”、“HI ,××”等。

结尾:“祝您工作顺利”、“祝天天开心”等。

3. 如果之前有接收到对方邮件,就某一阶段性内容进行讨论,采用在原邮件基础上回复的方式,不要创建一封新邮件,以免打断原始邮件和回复邮件之间的关联。

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4. 一封邮件尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情;邮件内容应条理清晰,可采用分项1、2、3、4描述;一次邮件交待完整信息,不要过后再发“补充”或者“更正”等类似邮件。

5. 如有附件,需要对内容进行简要说明,并在正文里面提示收件人查看附件;要严格控制邮件容量,图形、图象及超大容量的邮件要压缩后再发送,特大容量的压缩分割后分批次发送。

6. 对于需要收件人在规定时间节点内予以回复响应的事项,发件人应根据工作需要给出明确的时间节点。邮件中的所有时间节点都需明确日期和星期,保证来往邮件的及时性,重要的沟通事项,时间紧急的,需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认,重要时间节点得到回复确认的,也要转发项目管理人员。

7. 出差或休假期间应设定自动回复,提示发件人工作委托对象或紧急事务的处理方式,以免影响工作。

七、其他注意事项

1、工作时间勿发与工作内容无关的邮件;

2、邮件只是众多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件;

3、重要紧急事项,发送邮件后需电话等方式确认邮件是否收到;

4、无保留价值的邮件阅后及时删除,避免占用空间;

5、需要归档的邮件及时归档留存;

6、对不熟悉来源的邮件,需确认无危害后才打开,避免病毒侵入。

7、养成用邮箱的习惯,每天上班的第一件事情:打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件。

八、附则

本管理规范由成都特隆美储能技术有限公司人力资源部制定并解释,未尽事宜,可修订和增补。

本管理规范自2018年1月1日起开始实施,现行制度与本管理规范有抵触的,以本管理规范为准。