关于电子邮件格式
四年级 记叙文 2741字 15996人浏览 啦啦咔咔22

商务电子邮件格式

一、关于主题

1. 一定不要空白标题。

2. 标题要简短。

3. 最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然,又便于留存。时间可以不用注明,一

般邮箱会自动生成,写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。

5. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多宗事情,以便于日后整理。

6. 可适当用使用大写字母字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,

特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE 一大串。

8. 最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前

忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度。

2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家。

关于格式,称呼是第一行顶格写。

3. Email 开头结尾最好要有问候语

最简单的开头,中文可以写个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾可以写“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意, 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1. Email 正文要简明扼要,行文通顺。

若对方不认识你,首先应当说明自己的身份,姓名或你代表的企业名称,这是必须通报的一项,以示对对方的尊重,点名身份应当简明扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email 正文应简明扼要地说清楚事情,如果具体内容很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

2. 注意Email 的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

尊重对方,请、谢谢之类的语气要经常出现。

3. Email 正文多用1234之类的列表,以清晰明确。

如果事情复杂,最好使用1、2、3、4列几个段落进行说明,保持每个段落简短干练。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚,可以配合图表加以阐述。

四、附件

1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。

2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。

3. 正文中应对附件内容进行简要说明,特别是带有多个附件时。

4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。

5. 如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式,以免影响使用。

6. 如果附件过大(不宜超过2MB ),应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

1. 只有必要的时候才使用英文邮件。

2. 尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文,准确表达邮件中涉及的问题。

4. 选择便于阅读的字号和字体。

中文用宋体或者新宋体,英文就用Verdana 或者 Arial 字型,字号用五号或10号字即可。 不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不要用背景信纸,特别对公务邮件。

六、结尾签名

1. 签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但不宜行数过多。

2. 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK/FOXMAIL中设置多个签名档,灵活调用。

3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,字号一般应选择比正文字体小一些。

七、回复技巧

1. 及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的, 这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一封邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一定时间处理,但一般不要超过24小时。如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该

及时回复收到,说明正在处理。

如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。

2. 进行针对性回复

当答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。

3. 回复不得少于10个字

4. 不要就同一问题多次回复讨论

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话等其他方式进行交流。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE 越高,这将导致邮件过长不宜阅读。此时应立即对之前的讨论结果进行小结,删减不必要的内容,突出有用信息。

5. 要区分Reply 和Reply All (区分单独回复和回复全体)

如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。

如果你对发件人提出的要求做出结论响应,应该reply all, 让大家都知道,不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚,或者有不同的意见,应该与发件人单独沟通,讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”之前,要再三确定。

6. 主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中制定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考,无需回复”。

八、正确使用发送、抄送、密送。要区分TO 和CC 还有BCC (区分收件人、抄送人、密

送人)

1. TO 的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。

2. 而CC 的人则只是需要知道这件事情,CC 的人没有义务对邮件予以响应。当然如果CC

的人有建议,可以回复。

3. 而BCC 是密送,即收件人不知道BCC 为何人。用在特殊情况。

4. TO,CC 中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低

到高都可以。

5. 只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源。

6. 转发邮件要突出信息。