公文写作格式
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常见公文写作格式与范例大全

常见的公文有:函、通知、报告、请示、通报、规定等

函的写作格式

一、函的概念

函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

二、函的特点

(一)沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。

(二)灵活性。表现在两个方面:一是行文关系灵活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。

(三)单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

(一)按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

(三)另外,从内容和用途上,还可以分为洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。

四、函的结构、内容和写法

由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:

(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。

2、主送机关。

(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。

(四)结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。

(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

五、撰写函件应注意的问题

函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。

其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。

例1:通知事宜函

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函[1993]2号

国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局:

为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示,现就有关问题通知如下:

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略)

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)

四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。(略)

上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促落实。

国务院办公厅(盖章)

一九九三年一月三日

例2:商洽事宜函

中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

××大学:

近年来,我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持,取得了一定的成绩,建立了良好的协作基础。为了巩固成果,建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见: 一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略)

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)

三、根据所、校各自人员配备情况,校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略)

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备,在可能的条件下,予对方提供利用。(略)

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项,如蒙同意,建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商,达成协议,以利工作。特此函达,务希研究见复。

中国科学院××研究所(盖章)

20xx 年×月×日

例3:征求意见函

国务院办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法(草案) 》意见的函

国办函 [1999] ××号

各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅(室) :

现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法(草案) 》送给你们,请组织有关同志讨论修改,并将修改意见于十一月底前告诉我们。

国务院办公厅(盖章) 20xx 年x 月x 日

例4:请求批准函

广州××局销售公司请求批准函

××局销办函 [1996] 5号

广州××局:

我销售公司从去年十月成立以来,国内商务活动日益增多,经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印,为便于工作,我们拟购买一台复印机,请给予批准。

可否,请批复。

广州××局销售公司(盖章)

20xx 年一月十日

例5:答复事宜函

××市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函

市政办函 [1996] 40号

××市市容环境卫生管理局:

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下:

《中华人民共和国行政处罚法》于1996年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》,从今年10月1日起,合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。 „„

你局应按照上述精神,对全市市容卫生执罚人员进行清理,理顺执罚体制,保证行政处罚法的贯彻实施,促进市容卫生管理工作。 此复!

××市人民政府 一九九六年十月七日

例6:报送材料函

关于上报《××公司二期改造项目评估报告》的函

××工银商字 [199×] ××号

××市××分行:

现呈报〈 ××公司二期改造项目评估报告〉,请审阅。 附件:××公司二期改造项目评估报告。(略)

×××工商银行(盖章) 一九九×年十一月五日

例7:转办函

××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函

××省人民政府:

省九届人大三次会议已经闭幕。会间,省人民代表以主人翁精神,对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议,同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去,望抓紧认真处理,并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时,可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。 附:〈××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见〉(抄送单位附件各二册)

××省人民代表大会常务委员会(盖章)

一九九九年×月××日

附件:

例8:催办函

交通部广州救捞局催办函

××造船厂:

贵厂××××年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮,出厂至现在已经三年了,可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决,但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机,长期无法正常执行生产任务,经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202”轮安装拖缆机,以免再延误该轮的正常生产。

敬礼

交通部广州救劳局(盖章)

××××年×月×日

例9:会议邀请函

关于出席××××研讨会的邀请函

××秘书长:

最近,国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的项目。经商议,定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下:

一、会议报到时间(略)

二、会议地址(略)

三、联系人及电话(略)

特邀请您届时出席。

××××研究中心(盖章)

二000年三月×日

通知的写作格式:

通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。

一、标题:制发机关+事由+通知。

二、正文:㈠通知前言:即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。㈡通知主体:写出通知事项,分条列项,条目分明。

三、结尾:三种写法:

㈠意尽言止,不单写结束语。

㈡在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。

㈢再次明确主题的段落描写。

例1:指示性通知

该类通知主要用于在开展某项工作时~或针对工作中出现的带有普遍性的问题~对下级机关作出工作部署、提出管理措施、制订有关政策等。

××关于××(拟采取措施) 的通知

主送单位:

近期,×××(从正反两方面分析面临的形势和存在的问题) 。×××(指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性) 。根据××××××(依据) ,为了××××××(目的主旨) ,经研究,决定×××(拟采取措施) ,现就有关事项通知如下(通知的具体内容):

一、××××××。

二、××××××。

三、××××××。

××××××(提出要求) 。

发文机关

×年×月×日

国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知

国发(1996)×号 各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:

近年以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易规模不断扩大,证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场,妥善处理中央与地方的合配比例,增强中央宏观调控能力,国务院决定,自1997年1日1日起,将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%,调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发,继续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国证券市场的健康发展。

中华人民共和国国务院

一九九六年十二月十六日

例2:会议性通知

该类通知主要用于函告召开有关专题或系统会议。

关于召开××××会议的通知

各职能部门:

定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下:

会议议题:

参加人员:

会议时间:

会议地点:

有关事宜:(一)××××××××××××。

(二)××××××××××××。 (三)×××××××××××。

联系人:×××,电话:××××××××,传真:××××××××。

北京积水潭医院

×年×月×日

关于召开全区宣传部长会议的通知

各市委宣传部,柳铁党委宣传部:

定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会,现将有关事项通知如下:

一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神;总结交流我区前八个月宣传思想工作;研究部署下一步工作。 二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。

三、会议时间9日9-10日(会期一天半,9日8日下午报到) 。

四、会议地点报到及住宿地点:**市七星路**宣传干部培训中心。会场:区党委办公楼三楼会议室。

五、有关事项

(一)请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份,在报到时交会务组(打印要求:16开幅面,在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。

(二)请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部**排好会议期间的各项工作,准时出席会议。在外出差、学习的,加无特殊情况,务请回邕参加会议。

(三)请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。

联系人:×××,电话:××××,传真:××××××。

中共**壮族自治区委员会宣传部

二○○三年九月四日

关于XXXX 的通知

各养殖公司:

为确保应届毕业生的培训工作高质、高效完成,现将有关培训要求通知如下:(正文字体用仿宋_GB2312)

一、培训时间:2009年2月1日--2月26日。

二、学员报到时间:2009年2月1日上午9:00—下午5:00, 未按规定报到者视为主动放弃。

三、学员报到地点:希望集团·四川五月花电脑专修学院正校门(郫县团结镇)。

四、学员培训地点:希望集团·四川五月花电脑专修学院。

五、学员住宿安排:参培学员的住宿统一由我集团安排在希望集团·四川五月花电脑专修学院学生宿舍,学员无需携带被褥等床上用品,只需带自己的日常生活用品即可。具体房间号详见签到表。

特此通知

附件:

1、课程规划

2、《培训课程安排表》 3、培训纪律

4、到五月花计算机学院的乘车路线

XXXXXXX 公司(盖公章)

二○○九年XX 月XX 日

例3:周知性通知:

该类通知主要用于要求有关单位办理或周知的事项。

关于启用××××××印章的通知

主送单位:

根据××,成立××(机构名称或机构更名) 。从×××起(起始时间) 启用××××印章(机构更名时,需注明原××××××印章同时废止) 。

附件:×××印模式样

发文机关

×年×月×日

例4:印发文件的通知

该类通知主要用于印发本单位制发的规范性文件~如规定、办法、方案等。

关于印发《××××××方案》的通知

主送单位:

制定了《××××××方案》, 为了××××××(目的) ,根据××××××(依据) ,特 现印发给你们,请结合实际认真贯彻执行。

附件:××××××方案

发文机关

×年×月×日

例5:转发文件的通知

该类通知主要用于转发上级机关和不相隶属单位的公文~批转下级机关的公文等。

关于转发××××的通知

主送单位:

为了××(目的) ,现将××(上级单位或有关业务主管部门) 《××××××》(文号) 转发给你们,请结合实际,认真贯彻执行。

××××××(具体贯彻意见或要求) 。

附件:××××××

发文机关

×年×月×日

例6:人事任免的通知(公文写作收藏夹)

该类通知主要用于人事任免事项。

关于××等同志职务任免的通知 主送单位:

根据工作(集团发展战略)需要,经公司研究决定:

任命滕金强为**特驱家禽养殖有限公司生产技术部经理助理;

任命蒋洪波为**特驱家禽养殖有限公司营销服务部经理助理。

免去×××同志的××××××(职务) 。

以上任命决定自发布之日起即开始执行。

特此决定

(盖章)

×年×月×日

任职决定签发人:(总经理签字,盖公章)

抄报:特驱总部

抄发:各部、各加盟公司

例7:成立机构的通知

该类通知主要用于向有关单位通报新成立机构的组成和主要职责等。

关于成立××××(机构) 的通知

主送单位:

为了××(目的) ,根据××(依据) ,决定成立××(机构) ,负责××工作。现将有关事项通知如下:

一、××××(机构) 的人员组成

二、××××(机构) 的主要职责

(一)××××××。

(二)××××××。

„„„

三、××(机构) 下设办公室,主要负责××工作。

××(其他需要说明的事项) 。

发文机关 ×年×月×日

报告的写作格式

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

一、标题:制发机关+事由+报告;报告前可加“紧急”。

二、正文:㈠事由:直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。㈡事项:写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

三、结尾:可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语。

四、注意事项:概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性

例1:建议报告

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

国务院:

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹) 是一种不能有效治疗,却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标,国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下:

一、自我国开展计划免疫工作以来,脊髓灰质炎疫苗接种率提高,发病率显著下降,取得了可喜的战绩。

二、在冬季,脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此,决定从现在起至一九九五年一月期间,每年的十二月五日和一月五日,对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥,请批转各地区、各部门执行。

卫生部

一九九三年十月二日

例2:反映情况的报告

该类报告主要用于工作中遇到的新情况、新问题~特别是突发事件、意外事故、特殊情况、倾向性问题时~向上级机关反映、报告有关情况。

×× (单位) 关于××有关情况的报告(紧急报告)

主送单位:

×年×月×日(最近、近日) ,××(概述拟反映或报告的有关问题) 。为了××(行文目的) ,现将有关情况报告如下:

一、×× (情况过程和最新事态) 。

二、×× (原因及后果分析) 。

三、×× (已采取的措施及作用) 。

四、×× (下一步拟采取的措施) 。

五、×× (需引起上级单位重视或关注的问题) 。

发文机关

×年×月×日

例3:反馈交办事项的报告

该类报告主要用于向上级单位报告交办事项的办理情况。

×× (单位) 关于××有关情况的报告

主送单位:

××要求(根据××批示精神,或根据转来的《××××》要求) , 根据我们对××情况进

行了认真研究(我们对××××××问题进行了调查核实) 。现将有关情况报告如下:

一、××××××(事件的过程、原因等) 。

二、××××××(经调查核实的情况或处理的依据、结果等) 。

三、××××××(下一步拟采取的措施) 。

发文机关

×年×月×日

例4:汇报工作的报告

该类报告主要用于向上级机关汇报有关工作情况。

××(单位) 关于××工作情况的报告

主送单位: 根据××要求(或××以来) ,我们××(概述工作背景或基本情况) ,对××工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下:

一、××××××(工作基本情况) 。

二、××××××(主要做法和成绩,包括采取的办法、措施和产生的效果等) 。

三、××××××(存在的问题,以及拟采取的对策措施) 。

四、××××××(下一步工作安排和思路) 。

发文机关

×年×月×日

请示的写作格式

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

请示由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、内容和写法要求如下:

1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

(1)标题。请示的标题一般有两种构成形式:一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《*县人民政府关于***的请示》;另一种是由事和文种构成,如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。

(2)主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关,不能多头请示。

2、正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。

(1)开头。主要交代请示的缘由。

(2)主体。主要说明请求事项。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚,以便上级机关给予明确批复。

(3)结语。应另起段,习惯用语一般有 “上述意见,是否妥当,请指示”。“特此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“ “当否,请批示”,“妥否,请批复”,“以上请示,请予审批”或“以上请示如无不妥,请批转各地区、各部门研究执行”等。

3、落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的,这里可不再署名,但需加盖单位公章,成文时间**年*月*日。撰写请示应注意的问题

请示的写作首先要和“报告”文种相区别。在这个前提下,一要遵守“一文一事”的原则,主旨鲜明集中。二要做到材料真实,不要为了让上级领导批准而虚构情况,也不要因为没能认真调查而片面地摆情况,提问题;三要理由要充分,请示事项要明确、具体;四要语气要平实,恳切,以期引起上级的重视,既不能出言生硬,也不要低声下气,客客套套。

例1:事务性请示

关于在全国开展基本农田保护工作的请示

国务院:

为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神,巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果,拟在全国推广这一做法。具体意见如下:

一、明确指导思想,加强组织领导。„„„„„„

二、根据不同地区确定保护重点。„„„„„„ 三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。„„„„„„

以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见,如无不妥,请批转各地区、各部门

国家土地管理局

一九九一年一月二日

例2:请求解决问题的请示 该类请示主要用于下级机关在工作中遇到新情况、新问题~或因条件限制自身难以解决的困难~请求上级机关解决或协调解决。

××(单位) 关于请求协调解决××问题的请示

主送单位:

由于(遇到的问题或困难)××。为了(目的)××,~根据(依据)××,现就××,请示如下:

一、××××××。

二、××××××。

三、××××××,请示内容~即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议, 。 妥否,请批示。

发文机关

×年×月×日

例3:请求上级指示的请示

该类请示主要用于对上级机关制定的有关政策、规定中尚未明确的问题~或者在工作中遇到难以把握的问题~请求上级机关予以答复或指示。

××(单位) 关于××的请示 主送单位,:

近日××,在某项工作中遇到××××××问题, 。现将有关问题请示如下:

一、××××××,有关情况, 。

二、××××××,遇到的问题, 。

三、××××××,请示内容~即请求上级单位对××××××问题作出指示, 。 妥否,请批示。

发文机关

×年×月×日

例4:请求批准事项的请示

该类请示主要用于超出本级机关职责权限的事项~请求上级机关批准或审定。

××(单位) 关于××(事由) 的请示

主送单位:

为了(目的)××,~根据(依据)××,~我单位拟(意图主旨)××。现将有关情况和我们的意见报告如下:

一、××××××,基本情况, 。

二、××××××,具体方案和请示事项, 。

妥否~请批示。

发文机关

×年×月×日

规定的写作格式

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

一、标题:地域+内容+文件种类(规定、管理办法、细则、规则等)。

二、正文:

(一)正文的内容通过“条”的形式表述,按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

(二)“条”的内容较多时可分为“款”,“款”的内容较多时可分为“项”。

(三)根据内容的需要,可以在“条”上设“章”。

字号规格

公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行,每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数,第一层为“一”;第二层为“㈠”;第三层为“⒈”;第四层为“⑴”。成文时间用汉字,“零”可写为“○”,右空4个字。印章上不压正文,下压日期,“骑年盖月”。

所谓骑年就是盖章的时候,要盖在年份的上面,章子有1/3是在年份下面,就好像骑上去了一样,而同时,章子要把月份整个盖住,这就是盖月,主要是为了防止篡改公文日期。